Les agents généraux d'Ubby sont puissants et polyvalents, mais chaque entreprise a ses particularités. Vous avez probablement des processus internes spécifiques, des outils propriétaires, ou des séquences d'actions qui se répètent exactement de la même manière. C'est là que les agents personnalisés révèlent toute leur valeur.

Un agent personnalisé vous permet de capturer l'expertise et les meilleures pratiques de votre organisation dans un agent qui les applique de manière cohérente, chaque fois. Plutôt que d'expliquer votre processus à un nouveau collaborateur et d'espérer qu'il le suive correctement, vous créez un agent qui exécute ce processus exactement comme vous l'avez défini, sans variation ni oubli.

Cette personnalisation transforme également votre relation avec Ubby. Vous ne vous contentez plus d'utiliser un outil que quelqu'un d'autre a conçu, vous créez vos propres solutions adaptées à vos défis uniques. Plus vous investissez dans la création d'agents personnalisés, plus Ubby devient précieux pour votre organisation, et plus il devient difficile d'imaginer travailler sans lui.

Ubby vous offre trois manières principales de personnaliser vos agents, chacune répondant à un besoin différent. Vous pouvez utiliser une seule de ces dimensions ou les combiner pour créer des agents extrêmement sophistiqués.

Un workflow custom définit une séquence d'actions que votre agent doit exécuter dans un ordre spécifique. C'est comme créer une recette détaillée que l'agent suivra fidèlement chaque fois qu'il est lancé.

Imaginez que votre cabinet comptable ait un processus de clôture mensuelle qui implique plusieurs étapes dans un ordre précis. Vous devez d'abord extraire les données comptables de Pennylane, puis générer un rapport préliminaire, l'envoyer à votre responsable pour validation, attendre son retour, apporter les corrections éventuelles, finaliser le rapport, l'archiver dans Google Drive selon votre convention de nommage, et enfin envoyer une notification à votre client. Chaque étape dépend de la précédente, et l'ordre est critique.

Avec un workflow custom, vous capturez cette séquence exacte dans votre agent. Une fois configuré, l'agent exécute toutes ces étapes dans le bon ordre, gère les points d'attente quand nécessaire, et garantit qu'aucune étape n'est oubliée. Ce qui prenait auparavant deux heures de travail manuel devient une exécution automatique que vous pouvez déclencher en un clic.

Les triggers définissent les conditions qui déclenchent automatiquement vos agents sans intervention humaine. Au lieu de devoir penser à lancer manuellement un agent, vous configurez les circonstances dans lesquelles il doit démarrer, et il s'exécute automatiquement quand ces conditions sont remplies.

Les triggers peuvent être basés sur le temps, sur des événements, ou sur des conditions spécifiques. Un trigger temporel pourrait lancer automatiquement votre agent de relance documentaire tous les vendredis à seize heures. Un trigger événementiel pourrait démarrer un agent dès qu'un nouveau fichier apparaît dans un dossier spécifique de votre Google Drive. Un trigger conditionnel pourrait lancer un agent uniquement pour les dossiers clients qui ont des documents manquants depuis plus d'une semaine.

Cette automatisation complète transforme votre façon de travailler. Vous n'avez plus besoin de vous rappeler de faire certaines tâches à intervalles réguliers. Vous n'avez plus besoin de surveiller constamment vos systèmes pour détecter quand une action est nécessaire. Vos agents surveillent pour vous et agissent au moment approprié.

Bien qu'Ubby s'intègre nativement avec plus de deux mille sept cents applications via le protocole MCP, vous utilisez peut-être des outils internes développés spécifiquement pour votre organisation. Les connecteurs custom vous permettent de brancher ces systèmes propriétaires dans Ubby.

Si votre cabinet a développé son propre CRM interne ou utilise un logiciel de gestion très spécialisé, vous pouvez créer un connecteur qui permet à vos agents d'interagir avec ces systèmes. Vos agents peuvent alors lire des informations de ces outils, mettre à jour des données, créer des enregistrements, exactement comme ils le font avec les applications standard.

Cette capacité d'intégration totale garantit qu'Ubby peut s'adapter à n'importe quelle infrastructure technologique. Vous n'êtes pas contraint d'abandonner vos outils actuels ou de migrer vers des plateformes différentes. Ubby s'intègre dans votre environnement existant, quelle que soit sa composition.

Créer un agent personnalisé suit une méthodologie structurée qui vous aide à transformer un processus métier en agent autonome.

Avant de configurer quoi que ce soit dans Ubby, prenez le temps d'observer et de documenter précisément le processus que vous voulez automatiser. Suivez un collaborateur pendant qu'il exécute cette tâche, ou réalisez-la vous-même en notant chaque action que vous effectuez.

Notez non seulement les actions principales, mais aussi les micro-décisions que vous prenez en cours de route. Quand vous vérifiez si un document est complet, quels critères utilisez-vous exactement ? Quand vous décidez d'envoyer un rappel plutôt qu'une première relance, sur quoi basez-vous cette décision ? Ces détails sont essentiels pour créer un agent qui fonctionne vraiment.

Une documentation claire à cette étape accélère considérablement la configuration et réduit les allers-retours nécessaires pour affiner l'agent.

Une fois votre processus documenté, décomposez-le en étapes distinctes et logiques. Chaque étape devrait avoir un objectif clair et un résultat vérifiable. Cette décomposition vous aide à structurer votre workflow de manière que l'agent puisse suivre et vérifier sa progression.

Par exemple, au lieu de définir une étape vague comme "préparer le rapport mensuel", décomposez en étapes spécifiques : se connecter à Pennylane, extraire les transactions du mois, filtrer les transactions par catégorie, calculer les totaux, créer un fichier Excel avec la structure prédéfinie, générer des graphiques, formater le rapport, sauvegarder dans le dossier approprié. Chaque étape est concrète et vérifiable.

Avec votre processus décomposé, vous êtes prêt à le configurer dans Ubby. L'interface de création de workflow vous guide à travers chaque étape, vous permettant de définir les actions, les outils à utiliser, les données à manipuler, et la logique qui relie tout ensemble.

Ubby utilise le Model Context Protocol, ce qui signifie que vous avez accès à une bibliothèque immense de connecteurs pré-construits. Plutôt que de devoir programmer chaque interaction avec chaque outil, vous sélectionnez simplement le connecteur approprié et configurez les paramètres spécifiques à votre cas d'usage.

Pour chaque étape de votre workflow, vous définissez ce qui doit se passer si cette étape réussit et ce qui doit se passer si elle échoue. Cette gestion d'erreur explicite garantit que votre agent ne reste pas bloqué quand quelque chose d'inattendu se produit.

Une fois votre workflow configuré, testez-le dans un environnement sécurisé avant de le déployer en production. Ubby vous permet d'exécuter vos agents en mode test où vous pouvez observer chaque étape, voir exactement ce que l'agent fait, et identifier les ajustements nécessaires.

Testez avec des données variées pour vous assurer que votre agent gère correctement différents scénarios. Que se passe-t-il si un fichier est manquant ? Que fait l'agent si une API ne répond pas ? Comment réagit-il face à des données inattendues ? Ces tests révèlent les cas limites que vous n'aviez peut-être pas anticipés lors de la conception.

N'hésitez pas à itérer plusieurs fois. Les meilleurs agents personnalisés sont rarement parfaits dès la première version. Chaque cycle de test et d'affinement améliore la fiabilité et la robustesse de votre agent.

Le Model Context Protocol est ce qui permet à Ubby de se connecter à des milliers d'applications différentes sans que vous ayez à gérer les complexités techniques de chaque intégration. Comprendre comment utiliser MCP efficacement vous donne accès à un écosystème d'outils incroyablement riche.

Ubby propose une bibliothèque de connecteurs MCP organisée par catégorie. Vous pouvez parcourir cette bibliothèque pour découvrir quelles applications sont déjà supportées et quelles actions sont disponibles pour chacune. La plupart des outils professionnels courants ont déjà des connecteurs robustes que vous pouvez utiliser immédiatement.

Quand vous cherchez un connecteur, pensez non seulement au nom de l'application, mais aussi au type d'action que vous voulez réaliser. Les connecteurs offrent souvent des dizaines d'actions différentes pour une même application. Le connecteur Pennylane, par exemple, peut extraire des données comptables, créer des factures, mettre à jour des transactions, gérer des contacts clients, et bien plus encore.

Pour qu'un agent puisse agir dans vos outils, il doit pouvoir s'authentifier auprès de ces applications. Ubby gère ce processus de manière sécurisée, stockant vos identifiants de façon chiffrée et les utilisant uniquement quand nécessaire pour exécuter les actions que vous avez autorisées.

La première fois que vous utilisez un connecteur pour une application donnée, Ubby vous guidera à travers le processus d'authentification. Selon l'application, cela peut impliquer de vous connecter via OAuth, de fournir une clé API, ou de configurer un token d'accès. Une fois cette authentification initiale effectuée, vos agents peuvent utiliser ce connecteur sans intervention supplémentaire de votre part.

Chaque API externe a ses propres limites et comportements. Certaines applications limitent le nombre de requêtes que vous pouvez faire par heure. D'autres ont des délais d'attente spécifiques. Certaines échouent de manière imprévisible quand elles sont surchargées.

Ubby gère automatiquement beaucoup de ces complexités pour vous. Si une API atteint sa limite de taux, Ubby attend automatiquement le temps nécessaire avant de réessayer. Si une requête échoue temporairement, Ubby réessaie intelligemment plutôt que d'abandonner immédiatement. Cette gestion sophistiquée des erreurs est ce qui permet à vos agents de fonctionner de manière fiable même quand les systèmes externes sont instables.

Pour vous donner une meilleure idée de ce qui est possible, voici quelques exemples d'agents personnalisés que nos clients ont créés avec succès.

Ce workflow complexe commence par se connecter à Pennylane et extraire toutes les transactions du trimestre concerné. L'agent filtre ensuite ces transactions selon les règles de TVA applicables, calcule les montants déductibles et collectés, génère un brouillon de déclaration selon le formulaire approprié, et l'envoie au responsable du cabinet pour validation.

Le workflow intègre un point d'attente où l'agent attend que le responsable approuve ou demande des modifications. Une fois validé, l'agent finalise la déclaration, l'archive dans le dossier du client avec la convention de nommage du cabinet, et envoie une notification de confirmation. Ce processus qui prenait auparavant plusieurs heures est maintenant exécuté automatiquement, avec une supervision humaine uniquement au moment de la validation.

Plutôt qu'un simple envoi d'email, cet agent vérifie d'abord le système de gestion documentaire pour identifier précisément quels documents manquent pour chaque dossier. Il analyse ensuite l'historique de communication avec chaque client pour adapter le ton du message. Un client qui répond habituellement rapidement reçoit un rappel amical, tandis qu'un client qui a tendance à ignorer les premières relances reçoit un message plus formel avec des implications claires.

L'agent personnalise chaque email avec les détails spécifiques des documents manquants, joint les formulaires appropriés, et programme automatiquement un suivi si aucune réponse n'est reçue dans un délai défini. Cette personnalisation crée une expérience client beaucoup plus professionnelle que des relances génériques.

Chaque fin de mois, cet agent se déclenche automatiquement pour tous les clients qui ont souscrit à un service de reporting mensuel. Il se connecte à Pennylane, extrait les données du mois, génère des analyses de tendances en comparant avec les mois précédents, crée des visualisations interactives, compile le tout dans un rapport formaté selon le template du cabinet, et l'envoie au client avec un message personnalisé.

Le rapport inclut non seulement les chiffres bruts, mais aussi des insights automatiques sur les variations significatives, les anomalies potentielles, et les indicateurs clés. Ce niveau de reporting était auparavant offert uniquement aux plus gros clients parce qu'il prenait trop de temps. Maintenant, grâce à l'automatisation, tous les clients peuvent en bénéficier.

Créer un agent qui fonctionne une fois est relativement facile. Créer un agent qui fonctionne de manière fiable, jour après jour, dans des conditions variables, nécessite de suivre certaines bonnes pratiques.

La tentation est souvent de vouloir créer immédiatement l'agent parfait qui gère tous les cas possibles et toutes les variations imaginables. Cette approche mène généralement à des agents trop complexes qui sont difficiles à debugger et à maintenir.

Commencez plutôt par le cas d'usage le plus simple et le plus fréquent. Créez un agent qui gère ce scénario basique de manière fiable. Une fois que cela fonctionne bien, ajoutez progressivement la gestion des cas supplémentaires. Cette approche itérative vous permet de construire de la complexité de manière contrôlée et de maintenir toujours un agent fonctionnel.

Ne présumez jamais qu'une étape s'est bien passée simplement parce qu'elle ne génère pas d'erreur explicite. Incluez des vérifications après chaque action importante pour confirmer que le résultat est celui attendu.

Si votre agent est censé extraire des données d'un fichier, vérifiez que le fichier contient effectivement des données et qu'elles sont dans le format attendu. Si l'agent crée un document, vérifiez que le document a bien été créé et qu'il n'est pas vide. Ces vérifications simples détectent rapidement les problèmes avant qu'ils ne se propagent à travers le workflow.

Même l'agent le mieux conçu rencontrera occasionnellement des situations qu'il ne peut pas gérer automatiquement. Plutôt que d'échouer silencieusement, configurez votre agent pour vous notifier quand il rencontre un problème qu'il ne peut pas résoudre seul.

Ces notifications devraient être informatives, expliquant clairement quelle étape a échoué, pourquoi, et quelle intervention humaine est nécessaire. Avec le temps, vous identifierez les situations exceptionnelles les plus fréquentes et pourrez améliorer votre agent pour les gérer automatiquement.

Au fur et à mesure que vous créez des agents personnalisés, documentez leur fonctionnement. Expliquez quel processus métier l'agent automatise, quelles sont les étapes principales du workflow, quels outils il utilise, et quelles sont les considérations importantes.

Cette documentation est précieuse pour plusieurs raisons. Elle aide vos collègues à comprendre ce que fait l'agent et quand l'utiliser. Elle facilite la maintenance et les modifications futures. Et elle sert de référence quand vous créez des agents similaires pour d'autres processus.

Les agents personnalisés ne sont pas statiques. Vos processus métier évoluent, vos outils changent, vos besoins se transforment. Un agent bien conçu doit pouvoir évoluer facilement.

Ubby facilite la modification d'agents existants. Vous pouvez ajouter de nouvelles étapes à un workflow, modifier des triggers, mettre à jour des connecteurs, tout en gardant l'agent actif et fonctionnel. Les modifications peuvent être testées en environnement séparé avant d'être déployées en production.

Observez régulièrement comment vos agents fonctionnent dans la réalité. Quelles étapes échouent le plus souvent ? Où les délais d'exécution sont-ils plus longs que prévu ? Quels types d'intervention humaine sont encore nécessaires ? Ces observations guident vos améliorations continues.

Vous avez maintenant une compréhension solide de comment créer des agents personnalisés dans Ubby. Dans le prochain article, nous explorerons comment gérer et orchestrer plusieurs agents qui travaillent ensemble sur des processus complexes, créant véritablement une force de travail numérique coordonnée.